Kukbuk
Kukbuk
Przygotowane do pracy biurko, na nim laptop, lampka, książki, notes (fot. Maciej Niemojewski)

Dobre nawyki w pracy

Nie wszyscy potrafią znaleźć równowagę pomiędzy pracą a czasem wolnym. Na szczęście tej sztuki można się nauczyć. Wystarczy trzymać się kilku zasad.

Bożena Kowalkowska, Zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, prowadzi warsztaty i wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu

Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Redaktorka, dziennikarka, wydawca. Zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, prowadzi warsztaty i wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu. bozenakowalkowska.com

Tekst: Bożena Kowalkowska

Zdjęcia: Maciej Niemojewski


Stylizacja: Agata Jankowska

Opublikowano: 21 Stycznia 2020
Ten artykuł przeczytasz w mniej niż 8 minut!

Jeśli macie problem z organizacją czasu, nieustannie przesiadujecie w pracy albo – co gorsza – przynosicie ją do domu, ten tekst powstał z myślą o was. Poniżej znajdziecie zbiór zasad dotyczących efektywnegorozsądnego planowania oraz organizacji własnego czasu. Dowiecie się, jak budować rytm dnia i tygodnia, kategoryzować obowiązki i sporządzać listy. Przeczytacie, jakie reguły i metody są przydatne podczas pracy, co to jest „blokada” i dlaczego przyjemność powinna być zawsze na pierwszym miejscu. Każda zmiana to proces, więc działajcie metodą małych kroków i nie poddawajcie się.

Wyznacz rytm

Wolicie zacząć dzień od spotkania czy przejrzeć e-maile? Kwestie formalne załatwiacie codziennie czy wyznaczacie na to konkretny dzień tygodnia? Dobrze jest, na wzór wielu ludzi sukcesu, odkryć własny, najbardziej komfortowy rytm dniatygodnia. Zdecydujcie, którą porę dnia poświęcicie na pisanie e-maili, a którą na spotkania; w który dzień tygodnia wasza praca będzie lżejsza, a w który – intensywna. Ustalenie najbardziej efektywnego i wygodnego rytmu to wielka lekcja uważności, która zaprocentuje w innych obszarach życia. I najważniejsze – każdy ma inny rytm, dlatego warto poznać swój, zanim ktoś inny wymyśli go za nas.

Biurko z notesem, lampką, dekoracjami (fot. Maciej Niemojewski)

Kultura e-maili

A skoro wspomniałam o wysyłaniu wiadomości, przypomnę też, że wszystko można powiedzieć inaczej. Słowa takie jak „chcę” i „zrób” można zamienić na „chciałabym”, „wolałbym”, „byłoby świetnie, gdyby…”, „zależałoby mi…”. Dzięki takim niewielkim zmianom szansa na przyjemną, bezkonfliktową współpracę wzrasta. A jeśli trudno wam zapanować nad emocjami, napiszcie wiadomość zgodnie z własnymi odczuciami i… nie wysyłajcie jej, zostawcie to na następny dzień. Gwarantuję, że rano będziecie się czuć dużo lepiej, a wspomnianą wiadomość odchudzicie ze wszystkiego, co niepotrzebne.

Zmiany w komunikacji budują bezkonfliktową współpracę

I jeszcze jedno – jeśli już musicie pisać po nocy albo w weekendy, to piszcie, ale nie dręczcie swojego odbiorcy. Tłumaczenie „przecież nie musi tego wtedy czytać” nie działa. Każdy e-mail ma opcję szkicu, a w większości można nawet zautomatyzować wysyłanie wiadomości, wybierając datę i godzinę.

Kalendarz i notes na biurku (fot. Maciej Niemojewski)

Planuj przyjemność

Ile razy zdarzyło wam się zrezygnować z możliwości fajnego spotkania albo wyjazdu tylko dlatego, że nie mieliście na to czasu? „Teraz nie mogę, może następnym razem”. „Nie dam rady, ale obiecuję sobie, że w przyszłym tygodniu to zrobię”. Brzmi znajomo? Niestety, przyjemności rzadko kiedy da się nadrobić. A szkoda, bo zadowolony człowiek to wydajny człowiek. Nie ma się co łudzić – to, czego nie zaplanujecie, tego prawdopodobnie nie będzie. Dlatego zamiast priorytetyzować obowiązki, zacznijcie układanie planu dnia i tygodnia od wpisywania przyjemności i traktujcie je jak nieprzekładalny punkt programu (na przykład jak wizytę u lekarza specjalisty). Jeśli wprowadzenie tej zasady w życie przysparza wam kłopotów, podpowiem, że najbardziej sprzyjającym momentem na odpoczynek jest piątkowe popołudnie.

Zamiast priorytetyzować obowiązki, zacznijcie układanie planu od wpisywania przyjemności

Niespodzianki losu

Zalany komputer, przerwa w dostawie internetu, nagła choroba, awaria auta albo korek – na pewno to znasz. Jak również: przypadkowe spotkanie z dawno niewidzianym (i lubianym) znajomym, wciągające filmy lub książki, niespodziewana rozmowa z kimś bliskim. Świadomość, że los pokrzyżował nasze plany, budzi frustrację, a niemożność dokończenia czegoś wartościowego – żal.

40% czasu powinniśmy zarezerwować na niespodziewane zdarzenia

Wyżej wymienionych okoliczności nie da się uniknąć, dlatego lepiej być na nie przygotowanym. Reguła 60:40 polega na planowaniu swojego czasu tylko w 60%. Pozostałe 40% powinniśmy zarezerwować na niespodziewane zdarzenia albo spontaniczne decyzje. Innymi słowy, róbcie zapasy czasu, gdzie to tylko możliwe. Z jego ewentualną nadwyżką raczej sobie poradzicie.

Dłoń z piórem, osoba zapisuje plan pracy w kalendarzu (fot. Maciej Niemojewski)

Lista zadań

Nieważne, czy zrobicie ją na skrawku papieru, w notesie czy na telefonie, ważne, żeby lista zadań powstawała fizycznie, ponieważ jej tworzenie uczy analizowaniaporządkuje myśli. Poza tym to, co zapisane, nabiera mocy i łatwiej zapada w pamięć. Lista zadań powinna być względnie krótka i możliwa do zrealizowania. Tworzenie długich list może budzić uczucie rezygnacji. Możecie tworzyć ją każdego dnia rano, ale dobrze pomyślana lista tygodniowa też się sprawdzi. Polecam tworzenie list miesięcznych, uwzględniających zarówno zawodowy, jak i prywatny obszar życia. Co poniedziałek możecie wówczas decydować, którymi sprawami zajmiecie się w nadchodzącym tygodniu. Wybór zadania na każdy dzień powinien zależeć od waszego nastroju, możliwości i czynników zewnętrznych. Dobrze przygotowana lista daje poczucie sprawczości, pomaga zachować w życiu balans i lepiej organizować czas.

Załóż blokadę

Brzmi negatywnie, ale działa wyłącznie wspomagająco. Chodzi o znalezienie najbardziej efektywnej pory dnia i poświęcenie tego czasu na sprawy wymagające największego skupienia. Niektórzy nazywają to czasem prawdziwej pracy. Mowa o maksymalnie dwóch godzinach, kiedy nasz mózg pracuje najintensywniej. Blokada polega na pracy bez bodźców i rozpraszaczy, dlatego wyciszcie lub wyłączcie telefon i przez godzinę nie zaglądajcie do skrzynki e-mailowej. Sprzyja temu przebywanie w cichym i odosobnionym miejscu, dlatego zamieńcie kawiarnię na bibliotekę – panująca tam atmosfera skupienia udziela się natychmiast; w biurze zarezerwujcie salę konferencyjną i umówcie się na spotkanie z samym sobą.

Blokada polega na pracy bez bodźców i rozpraszaczy

Jednak żeby blokada przyniosła spodziewany efekt, powinniście poinformować o swoim nowym zwyczaju otoczenie. Zamiast czekać, aż biuro opustoszeje, ogłoście blokadę w najbardziej dogodnym dla siebie momencie. Każdy, ale to każdy, wytrzyma godzinę bez kontaktu z wami, a to, co uda wam się w tym czasie zrobić, w innych warunkach mogłoby potrwać nawet kilka godzin.

Aparat, kalendarz, ołówki, stoper do metody pomodoro (fot. Maciej Niemojewski)

Praca w interwałach

Słyszeliście o metodzie pomodoro? Jeśli jedyne, z czym kojarzy wam się to słowo, to pomidor, jesteście blisko, bo nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w jego kształcie. Wystarczy przygotować listę zadań, nastawić wspomniany minutnik na 20 minut i zacząć pracować nad pozycjami z listy. Pięć minut relaksu i powtarzamy cały interwał. To jedna z najprostszychnajskuteczniejszych technik wykonywania rutynowych prac, ale nie tylko. Jej niezawodność jest związana z krótkim okresem oczekiwania na przerwę oraz perspektywą nadciągającego deadline’u, co na większość z nas działa nadzwyczaj mobilizująco.

Roczny wykres wydatków pomaga ustalić, kiedy możemy pozwolić sobie na relaks

Zaplanuj budżet

Czy wiecie, ile wynosi suma waszych stałych miesięcznych wydatków? A które miesiące (poza oczywistym grudniem) są dla was w skali roku najbardziej wymagające finansowo? Warto dobrze poznać swoje możliwości, zwłaszcza jeśli pracujecie jako freelancerzy. Opracowanie rocznego wykresu wydatków pomaga ustalić, kiedy możemy pozwolić sobie na wyjazd, relaks czy odpoczynek, a kiedy trzeba się wziąć ostro do roboty. Często podczas szacowania dochodów i wydatków okazuje się, że warto dokonać gruntownych zmian w podejściu do swojej pracy.

Notes i plan pracy (fot. Maciej Niemojewski)

Nie zapomnijcie uwzględnić na wykresie takich pozycji jak urodziny (własne i bliskich osób), nadchodzące uroczystości, wizyty lekarskie i koszt lekarstw, ubezpieczenia, planowane wyjazdy, inwestycje, koszty stałe (czynsz, media, paliwo, jedzenie) oraz własne przyjemności. Nie dajcie się zaskoczyć w tym temacie, zwłaszcza że większość dat, takich jak urodziny mamy, Gwiazdka czy termin składania PIT-u, jest co roku taka sama.

Metoda pomodoro to jedna z najprostszych i najskuteczniejszych technik wykonywania rutynowych prac

Reguła Parkinsona

Nie ma z nią lekko, bo według tej reguły nasza praca trwa tyle, ile założymy, że trwa. Jeśli uznamy, że spotkanie ma potrwać godzinę, a jego temat zostanie wyczerpany w 40 minut, to i tak dociągniemy do wspomnianej godziny. Sposoby na regułę Parkinsona są dwa: albo wyznaczamy sobie i innym krótsze (jednak nadal realne) deadline’y, albo dostosowujmy się do istniejących deadline’ów i pracujemy nad zadaniami tak, by ukończyć je akurat na czas.

Minimalistyczny kalendarz naścienny, dłoń trzymająca flamaster (fot. Maciej Niemojewski)

Radosne obowiązki

Słyszeliście o Japonce Marie Kondō i jej rewolucyjnym systemie odrzucania rzeczy, które nie przynoszą radości? Jej metodę można śmiało przełożyć na zawodowy aspekt życia. Przygotujcie listę swoich stałych obowiązków – zróbcie to skrupulatnie, naklejanie znaczków czy porządkowanie pulpitu komputera to też zadania do wykonania. Potem zadajcie sobie kilka pytań. Które zadania faktycznie należą do mnie? Które są wymagające i angażujące, a niewiele wnoszą do mojego życia? Które wykonuję ze względu na siebie, a które ze względu na innych? Które czynności sprawiają mi trudność i czy mogę przekazać je komuś innemu? I w końcu najważniejsze: które obowiązki sprawiają mi radość i czy mogę sprawić, żeby było ich więcej? Nie od dziś wiadomo, że to, co lubi się robić, robi się szybciej – i ma się ochotę na więcej.

Dziękujemy sklepowi Rzeczownik za użyczenie elementów dekoracji, które zostały wykorzystane podczas sesji.

Chcemy wiedzieć co lubisz

Wiesz, że im więcej lajkujesz, tym fajniejsze treści ci serwujemy?

W zawsze głodnym KUKBUK-u mamy niepohamowany apetyt na życie. Codziennie mieszamy w redakcyjnych garnkach. Kroimy teksty, sklejamy apetyczne wątki. Zanurzamy się w kulturze i smakujemy codzienność. Przysiądźcie się do wspólnego stołu i poczujcie, że w kolektywie siła!

Koszyk

suma:
NaN zł
Przejdź do koszyka