Praca zdalna: zasady i pomocne aplikacje

Od lat testowaliśmy tryb pracy zdalnej i wypróbowaliśmy wiele narzędzi internetowych służących produktywnemu i sprawnemu prowadzeniu projektów, gdy zespół kontaktuje się wyłącznie przez internet. Mamy też kilka sprawdzonych zasad, których się trzymamy, gdy pracujemy w domu. Poniżej przedstawiamy listę wytycznych dla pracujących na odległość i najlepsze narzędzia do koordynacji pracy zdalnej z dużym zespołem.

Pracuj transparentnie

Wykorzystuj zadaniowe systemy zarządzania

Można wykorzystać te prostsze, jak Wunderlist czy Trello, lub bardziej zaawansowane, takie jak Wrike czy Jira i Asana. W dwóch ostatnich możesz oznaczać na bieżąco zadania, którymi się zajmujesz i które skończyłeś.

Jeśli chcesz porozmawiać o czymś ważnym, użyj video call

Sprawnie połączysz się za pomocą Messengera, Skype’a, Google Meet czy innych podobnych narzędzi. Jeśli umawiasz się z kimś na video call z wyprzedzeniem, wyślij mu zaproszenie do kalendarza, tak żeby nie zapomniał i nie trzeba było mu przypominać o spotkaniu. 

Jeżeli chcesz wytłumaczyć coś obrazowo lub przeprowadzić burzę mózgów, skorzystaj dodatkowo z wirtualnej tablicy Miro. Udostępnia ona również wiele szablonów, które ułatwiają pracę. Narzędziem o podobnych możliwościach jest Mural.co.

Narzędzia do przeprowadzenia video call

Skype – najpopularniejsze narzędzie do prowadzenia rozmów zarówno biznesowych, jak i ze znajomymi.

Google Meet / Hangouts – narzędzie do wideokonferencji z udziałem wielu użytkowników, umożliwia przeprowadzenie prezentacji.

Whereby – umożliwia wideokonferencję przez przeglądarkę lub aplikację z ograniczeniem do 12 osób.

Zoom – narzędzie do wideokonferencji z udziałem wielu użytkowników, umożliwia przeprowadzenie prezentacji. By go używać, trzeba zainstalować aplikację.

Messenger – najlepiej sprawdzi się w przypadku video call w mniejszych grupach, ponieważ można dodawać filtry rozszerzonej rzeczywistości (na przykład kapelusz), nie polecamy jednak tego narzędzia do oficjalnych rozmów z klientem.

WhatsApp – popularne narzędzie komunikacyjne, pozwala na szybki kontakt telefoniczny. Nie sprawdza się jednak w rozmowach grupowych.

Narzędzia do umawiania się na spotkania zespołu

Appoint i Calendly – narzędzia do szybkiego umawiania się na spotkania bez konieczności pisania mejli. 

Google Calendar – funkcjonalny kalendarz online, z możliwością współdzielenia wydarzeń i udostępniania swojego planu dnia. 

Jeśli pracujesz w zespole, wykorzystuj czat grupowy

Czat firmowy pozwala prowadzić dyskusje na mniej istotne tematy. Można podzielić komunikację na wątki tematyczne i wymieniać się informacjami przez cały dzień. Najpopularniejsze narzędzia do takich czatów to Slack i Mattermost, ale na rynku dostępne są też inne, które przedstawiamy poniżej.

Narzędzia do czatów grupowych

Slack – narzędzie do komunikacji w postaci czatu. Oferuje rozbudowane funkcje botów, na przykład „głosowanie”, ustawianie przypomnień z kalendarza itd., oraz możliwość tworzenia czatów grupowych.

Mattermost – darmowe narzędzie do komunikacji w formie czatu. Umożliwia tworzenie czatów grupowych.

Hangouts – bardzo prosty czat dostępny dla każdego użytkownika serwisu Gmail.

Rocket.chat – darmowe narzędzie do komunikacji w formie czatu z możliwością tworzenia czatów grupowych.

Narzędzia do komunikacji zdalnej

Google Docs – umożliwia wspólną pracę wielu osób nad prezentacjami i arkuszami kalkulacyjnymi.

Keynote – umożliwia wspólną pracę nad prezentacjami.

Miro – wirtualna tablica, umożliwia pracę kreatywną i prowadzenie burzy mózgu.

Figma – umożliwia pracę wielu osób nad jednym plikiem graficznym w przeglądarce.

Wirtualne zadaniowe systemy zarządzania

• Microsoft ToDo
• Todoist 
• TickTick
• Trello
• Asana
• Jira
• monday.com
• Wrike

Narzędzia do logowania czasu pracy

Tempo – logowanie czasu pracy nad zadaniami. 

Toggl – logowanie czasu pracy, ma wtyczkę do przeglądarki pozwalającą połączyć zadanie z narzędziami Jira lub Todoist.

Harvest – popularne narzędzie do logowania czasu pracy.

Narzędzia do techniki pomodoro

Technika pomodoro służy poprawieniu efektywności pracy. Polega na pracy w interwałach, blokach czasowych przeplatanych krótkimi przerwami. Po kilku blokach z krótkimi przerwami następuje dłuższa przerwa.

• Pomodoro tracker
• Pomfocus
• Tomato timers

Wbudowany moduł pomodoro mają również narzędzia Toggl i Todoist.

Więcej o technice pomodoro i innych zasadach pracy przeczytasz w tekście „Dobre nawyki w pracy”.

Narzędzia do przesyłania i przechowywania plików

Szanuj miejsce w skrzynce pocztowej współpracowników i unikaj przesyłania plików mejlem. Zamiast tego możesz łatwo zorganizować pliki we współdzielonych dyskach wirtualnych lub przesłać link do pliku za pomocą narzędzia do transferu:

WeTransfer – umożliwia przesyłanie plików.

Dropbox – umożliwia przechowywanie plików w chmurze.

Google Drive – pozwala na przechowywanie plików w chmurze.

OneDrive – przechowuje pliki w chmurze.

Boty do narzędzia Slack

Jeśli zespół decyduje się korzystać ze Slacka, pracę ułatwią boty, które można wpiąć w komunikator:

Standuply – wtyczka ułatwiająca organizację statusów zespołu.

TimeBot – wtyczka pozwalająca na wysyłanie próśb o urlop, informacji o zwolnieniu chorobowym lub innej czasowej niedostępności.

SurveyMonkey – wtyczka do głosowania i współpracy przy tworzeniu ankiet.

Slack Schedule – wtyczka do planowania automatycznych wiadomości na Slacku.

Wtyczki do przeglądarki Chrome ułatwiające pracę zdalną w zespole

Screen Capture – pozwala na zrobienie screenshota całej strony.

Toggl – umożliwia śledzenie czasu pracy z funkcją pracy w interwałach metodą pomodoro.

Notion – wtyczka pozwalająca na ekspresowe zapisanie linku, treści strony w aplikacji Notion.

Inne narzędzia wielozadaniowe pomocne w pracy zdalnej zespołu

W internecie dostępne są również kompleksowe narzędzia, które pomagają zorganizować pracę jednocześnie na wielu płaszczyznach. Wśród nich można znaleźć:

Smartsheet – rozbudowane narzędzie pozwalające na niestandardowe korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych (na przykład zarządzanie zadaniami, harmonogramowanie itp.). Oferuje wiele możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami. 

Aha – pozwala na tworzenie strategii i zarządzanie zadaniami.

Airtable.com – narzędzie zbliżone do Smartsheet. 

Notion – miejsce do przechowywania notatek, współpracy, komentowania i zarządzania zadaniami.

Jak zadbać o higienę psychiczną podczas pracy zdalnej

Zanim zaczniesz pracę, uporaj się ze wszystkim, co domowe

Obowiązki domowe, takie jak pranie, ogarnięcie kuchni, przedpokoju czy biurka, wykonaj dzień wcześniej lub wstań na tyle wcześnie, by o dziewiątej rozpocząć pracę ze spokojną głową.

Wyszykuj się, jakbyś jechał do biura

Zachowaj standardowe poranne rytuały, tak jakbyś normalnie szedł do biura. Ubierz się jak do pracy, zjedz śniadanie, uczesz włosy i dopiero rozpocznij pracę. Odpowiedni strój jest również ważny podczas video call z klientami oraz ze współpracownikami. Niektórzy polecają włożenie butów, by wejść w tryb pracy.

Dołączaj do video call z kamerą

Przede wszystkim nie zapomnisz, jak wyglądają twoi współpracownicy.​ Dodatkowo zmobilizuje cię to do włożenia odpowiedniego ubrania. Ważne też, żeby podczas video call z klientem mieć za sobą stosowne tło.

Ci, którzy mimo przedświątecznego zabiegania, zapamiętania się w porządkach, dekorowaniu domu i gotowaniu wigilijnych potraw, chcą dbać o relacje zawodowe, mogą umilić sobie i innym pracę w MS Teams i Zoomie dzięki ustawieniu odpowiedniego tła. Ważne zebranie, długo wyczekiwane spotkanie, a może wirtualna wigilia? Na każdą z tych okoliczności możesz się przygotować. Rustykalny salon w tle na bardziej oficjalne rozmowy, przytulna przestrzeń na wideokonferencję z kolegami albo świąteczna jadalnia na spotkanie po godzinach? Wystarczy ściągnąć odpowiednie tła ze strony Westwing, by poczuć magię świąt w pracy.

Rozplanuj dzień i pozbądź się rozpraszaczy

Jeśli to możliwe, warto zacząć pracę szybciej niż zwykle, ze spisaną listą to-do. Ustal kolejność zadań i staraj się jej trzymać, żeby nie robić kilku rzeczy jednocześnie – wbrew pozorom jest to mniej efektywne. Jeśli pracujemy w domu, łatwiej się zniechęcamy, więc im szybciej skończymy, tym prędzej możemy przejść do kuszących domowych rozrywek (dobrze rozplanowany dzień pomoże nie rozwlec pracy na 10 godzin).

Wydziel swoją przestrzeń (strefy)

Jeśli to możliwe, oddziel strefę pracy od strefy wypoczynku. Może to być umowne – na przykład pracuj tylko przy biurku, a sofa niech będzie przestrzenią rozrywki; lub podziel te strefy pomiędzy pokojami, jeśli masz taką możliwość.

Ogarnij miejsce pracy

Miej czyste biurko, żeby nic cię nie rozpraszało. Wyłącz wszystkie niepotrzebne programy i zakładki w przeglądarce. Warto też zadbać o świeże powietrze w pomieszczeniu – lekkie wietrzenie raz na kilka godzin pomoże się skupić i wygoni patogeny.

Ugotuj posiłki dzień wcześniej

Nie gotuj obiadu w trakcie pracy – podgrzej to, co przygotowałeś dzień wcześniej lub rano. Gotowanie posiłku w środku dnia zajmuje zbyt dużo czasu, a twoja nieobecność przy komputerze może opóźnić pracę innych osób w zespole.

Bądź zawsze dostępny

Bądź zawsze dostępny w godzinach pracy lub godzinach wpisanych do wspólnej formatki. Daj znać reszcie zespołu, jeśli z jakiegoś powodu musisz odejść od komputera. Ważne, żeby inni mogli do ciebie zadzwonić w godzinach twojej dostępności. Możesz również zastrzec, że w określonych godzinach masz czas „cichej” pracy – poproś, żeby ci wtedy nie przeszkadzano.

Dbaj o kręgosłup

Staraj się siedzieć wygodnie i w prostej pozycji, na dobrym krześle. Kanapa kusi, ale siedzenie na niej nie jest zdrowe. Kilka razy w ciągu dnia zrób proste ćwiczenia fizyczne, na przykład skłony, skręty, ruchy ręką i głową – wszystko to pomaga! 

Unikaj rozpraszaczy

Korzystaj z portali informacyjnych i społecznościowych tylko w czasie zaplanowanych przerw. Możesz zablokować niechciane strony za pomocą wtyczek do przeglądarek, na przykład https://gofuckingwork.com/.